Nawet w niewielkim biurze rachunkowym efektywność przekłada się na większą liczbę obsługiwanych firm czy na jakość obsługi. Więcej firm to większe przychody, a często i zyski. Lepsza jakość obsługi pozwala na uzyskanie wyższych marż poprzez wyższe ceny usług. Na rynku biur rachunkowych za tę samą usługę można zapłacić nawet trzykrotnie więcej niż w najtańszym biurze. Oczywiście niekoniecznie to najtańsze jest najgorsze, a najdroższe biuro najlepsze. Jednak ogólnie poziom ceny odzwierciedla jakość obsługi. Na jakość składa się także postrzeganie biura czyli marka. Jeśli biuro działa efektywnie mamy więcej czasu na spotkania i rozmowy czyli na doradztwo podatkowe czy nawet gospodarcze. Znajdujemy także czas na rozmowy z przedsiębiorcami, które prowadzą do rozwoju naszej oferty. W biurze, w którym wszystko jest realizowane „za pięć dwunasta” nie ma nawet czasu aby pomyśleć o możliwości rozmowy.

Gdzie możemy szukać tej osławionej efektywności?

Pierwszy obszar to wszystkie te czynności, które są powtarzalne. W biurze rachunkowym jest ich bardzo dużo: zbieranie dokumentów, analiza, wprowadzanie, weryfikacja, wysyłka do MF. W każdym z tych obszarów jest możliwość zrobienia postępów. Starsi księgowi pamiętają pewnie jeszcze nadrukowywanie danych na wzorach deklaracji podatkowych, ich sortowanie i wysyłkę w kopertach do US. Ten proces też można było usprawnić, ale wygrali Ci, którzy szybko przesiedli się na eDeklaracje. Czynnością, która zabiera bardzo dużo czasu jest wprowadzanie dokumentów do programu księgowego. Ten obszar również można usprawniać i automatyzować. Jedni idą w kierunku skanowania dokumentów, inni promują przyjazne fakturowanie i księgowanie. Nawet jeśli dokumenty nie będą już przepisywane (przeklepywane) trzeba je zaksięgować, a do tego przydają się szablony (schematy) księgowania lub automaty księgowe. Te ostatnie bazują na statystykach oraz elementach sztucznej inteligencji.

Drugim istotnym obszarem jest kontakt z przedsiębiorcami czyli osławiona obsługa klienta. Obsługa czyli wszystko to co dzieje się na styku biuro-przedsiębiorca. Weźmy na przykład obsługę pracowników i ich rozliczanie (płace, nieobecności, chorobowe, urlopy etc.). Można standardowo czyli przedsiębiorca ma papierowe wnioski urlopowe, które zbiera „Pani Basia” a zatwierdza szef. Na koniec wszystko trafia- a jakże- na papierze do biura! Można też wybrać rozwiązanie (a prawo na to pozwala), że to biuro rachunkowe oferuje przedsiębiorcy system informatyczny, w którym jego pracownicy składają wnioski, rejestrują choroby i … mają wszystkie dane pod ręką (na przykład wymiar urlopu). Przedsiębiorca takie biuro ceni i jest z nim jeszcze bardziej związany. Z kolei biuro zamiast przepisywać dane o pracownikach importuje je do swojego programu rozliczającego pracowników. Korzyści są obustronne a efektywność rośnie.