Bardzo świeży cytat z okresu Świąt: “Niestety padł mi jeden z dysków. Dysk pracował w nowym komputerze przez pół roku i taka niespodzianka”. Niestety nawet nowy sprzęt nie jest niezawodny. Gdyby był to dla kogo byłaby gwarancja i po co? Do tego dochodzi zużycie, a czasami używamy komputery ponad 10 lat. Nic nie jest wieczne i warto brać to pod uwagę. Ale: “mądry Polak po szkodzie”.

Jak zatem podejść do tematu archiwizacji? Po pierwsze nie myśl o archiwizacji tylko o odzyskaniu danych. Tylko szybkie odzyskanie zniweluje dwie straty, które najpewniej poniesiesz:

• utrata płynności pracy np. dzwoni Klient i pyta o informacje a Ty … ich nie masz, musisz wysłać pliki JPK a Ty … nie masz danych, z których można je wygenerować,
• czas i koszt przywrócenia danych w sposób alternatywny np. wpisanie danych z wydruków (o ile je masz) czy dokumentów pierwotnych.

Aby zdać sobie sprawę na ile jest to dla Ciebie ważne podejdź do tematu na chłodno. Oszacuj możliwe straty:

• przyjmijmy bardzo ostrożnie koszt Twojej (czy pracowników) godziny pracy jako 20 zł (odpowiada to pensji brutto 3.000 zł czyli koszt dla firmy 3.600 zł / 180h pracy = 20 zł). U Ciebie koszt ten na pewno jest wyższy, przyjmij ten realny.
• oszacuj koszt utraty płynności np. 20h = 400 zł,
• oszacuj koszt przywrócenia danych np. 100h = 2.000 zł
• łącznie koszt utraty danych szacujemy na ok. 2.400 zł, pewnie jednak pod koniec roku będzie on wyższy niż na początku.

A teraz jak uniknąć takiej straty i oszczędzić sobie także sporo nerwów (jak liczysz koszty utraty zdrowia?). Możliwości jest kilka:

• Ręczna archiwizacja: robisz wtedy kiedy możesz i pamiętasz. W opisanym przypadku z początku wpisu Klientka ma archiwum z … lutego czyli nie ma danych z marca. To pokazuje największą wadę tego rozwiązania: pracochłonne i niepewne.
• Automatyczna archiwizacja: znacznie lepsze rozwiązanie, gdyż działa np. codziennie bez naszego udziału. Pamiętajmy jednak aby np. raz na miesiąc sprawdzić co automat robi i na ile dobrze. Automaty potrafią się “zepsuć” podobnie jak dyski. Najlepsza jest archiwizacja automatyczna w pełni zintegrowana z naszym programem księgowym.
• Automatyczna archiwizacja + wsparcie: Zdarza się, że automatycznie zrobione archiwum jest … uszkodzone. Powodów może być tysiąc np. najnowsze dane są uszkodzone, ale starsze już prawidłowe. Wtedy przyda się profesjonalne wsparcie przy odtworzeniu – może te starsze dane uda się “połączyć” z tymi nowymi? Poza tym jak “padł dysk” to nie mamy niczego, komputer ne startuje i zwyczajnie po ludzku warto mieć kogoś kto pomoże w stresie.

Pozostaje pytanie gdzie archiwizować?

• zewnętrzny dysk – wymaga dodatkowego podłączania chyba, że jest zawsze podpięty do naszej sieci, ale wtedy wymaga jeszcze dodatkowego sprzętu np. serwera,
• USB – szybkie, małe, ale .. z reguły niezbyt pojemne,
• chmura wydaje się mieć najwięcej zalet, wadą jest konieczność podpięcia do internetu i poufność. To drugie rozwiązujemy szyfrując dane przed wysłaniem. Chmura jest elastyczna, jak zabraknie miejsca to na klik kupujemy kolejne terabajty. Chmura najczęściej ma także automatyczne odzyskiwanie w sytuacji gdy coś stało się z pierwotnym archiwum, mamy więc duplikację.

Na koniec bardzo ważne. Sprawdź raz na jakiś czas jak działa Twoje przywracanie. Nie na darmo strażacy ćwiczą gaszenie na poligonach. Trzeba być ciągle w gotowości!

Jak już wszystko zrobisz i sprawdzisz to życzymy Tobie abyś nigdy nie musiał doświadczyć jak to działa w praktyce. Najlepiej mieć świetne i sprawdzone ubezpieczenie i nie musieć z niego korzystać.