Biuro rachunkowe w czasie pandemii może się łatwo przenieść do domu czy mieszkania księgowego. Łatwo powiedzieć, ale znacznie trudniej zrobić. O czym warto pomyśleć i o co zadbać?

Dokumenty

Podobnie jak każdy inny materiał, papier może być nośnikiem dla wirusa. Opakowanie np. koperta, w którym są transportowane faktury od Klienta do nas, może także przenosić chorobę i to niezależnie od tego czy przewozimy je sami, robi to kurier czy poczta. Dobrym rozwiązaniem może okazać się skanowanie dokumentów u klienta biura i praca wyłącznie na skanach dokumentów. Oryginały nie są wtedy przenoszone i wirus nie ma szans przenieść się razem z nimi.

Poufność dokumentów

W biurze mamy warunki do przechowywania poufnych informacji – dedykowane miejsca pracy, przestrzeń, segregatory i skrzynki. W domu czy mieszkaniu zwyczajnie na to wszystko nie ma miejsca i jeśli zabierzemy „pracę do domu”, my właściciele czy nasi pracownicy, to zwyczajnie ładu nie uda się do końca zachować. Poufności także bo jak wytłumaczyć, że mąż może oglądać faktury naszego klienta? Nie powinien i nie może, ale uniknąć się tego do końca nie da. Jeszcze gorzej jest z dziećmi, które nie zawsze stosują zasady. Najgorzej jest ze zwierzętami domowymi, które już za nic mają wszelkie RODO czy NDA. Róbmy więc co możemy, a najlepiej … pracujmy na skanach dokumentów, a oryginały niech ma tylko nasz klient.

Wspólna praca w sieci

Wiele biur rachunkowych pracuje w sieci i chodzi tu o wersje sieciowe programów księgowych. Jedna jest baza danych a wiele stanowisk jest do niej podłączonych i pracują na wspólnych danych. W takiej sytuacji już nie tak prosto zabrać pracę do domu. Z domowego komputera już nie podłączymy się łatwo do firmowego serwera. Najlepiej w takiej sytuacji wyprowadzić biuro z … biura i przenieść je do sieci. Wtedy z komputera w domu (i wcale niekoniecznie tego samego co w biurze) łączymy się ze swoim ulubionym programem księgowym i pracujemy razem z koleżankami na wspólnych danych tak jakbyśmy wszystkie były w biurze. Idealne rozwiązanie i bardzo szybkie do uruchomienia.

Komunikacja

Można oczywiście dzwonić do siebie i pisać maile, ale już od wielu lat wiadomo, że to nie jest ani wygodne ani efektywne. Powinniśmy nastawić się na dłuższą pracę zdalną niż to nam się wydaje np. 2-3 miesiące a nie 2 tygodnie. Jeśli na długo to narzędzia powinny być dobre. Niezbędny jest komunikator np. Whatsapp, Skype, Slack czy Glip. Do tego przydadzą się rozmowy video aby zobaczyć naszego rozmówcę, czasami nadal komunikator wystarczy, ale jeśli nie to są rozwiązania dedykowane np. Google Hangout. Aby wspólnie pracować na danych Klienta i dobrze się z nim komunikować warto pomyśleć o systemie CRM. Przyda się on nam także jak już wrócimy zapewne na jesieni do pracy stacjonarnej.

Bezpieczeństwo

Czasami łączymy się z domu z biurem za pomocą prywatnego sprzętu (BYOD). Wtedy bardzo ważne jest posiadanie aktualnego oprogramowania antywirusowego, przed COVID nas nie uchroni 😉 ale nasz komputer także musi być zdrowy. Są dostępne bardzo atrakcyjne warunki zakupu takiego programu, gdyż ich producenci złapali właśnie wiatr w żagle.